Aplicar estos consejos te ayudará a hacer más cosas que antes en menor tiempo, y a tener espacio para disfrutar tu vida personal lejos del mundo laboral.
La famosa y cotidiana frase “el tiempo es dinero”, la hemos escuchado una y otra vez en nuestra vida, hay quienes podrán entenderla como un simple asunto de monetizar el tiempo o quizás solo sea una expresión coloquial relacionada a la productividad o sobre el respeto al tiempo de los demás.
Cualquiera que sea la interpretación, es cierto que el tiempo es uno de los recursos más valiosos y escasos; dicho de una manera más simple, no hay forma de que el día tenga más de 24 horas, y eso es justamente lo que nos obliga a administrarlo de la manera más creativa posible.
¿Qué será mejor? ¿Ser brutalmente más eficiente o eliminar las cosas que no sería importante que tú hicieras? En la primera opción estaríamos siendo creativos, organizados y disciplinados para usar mejor nuestro tiempo, mientras que en la segunda estaríamos descartando todas aquellas cosas en las que sencillamente es absurdo “desperdiciar” las horas. Sin decantarme por ninguna de las opciones, me gustaría compartirte algunas ideas que puedes usar para cualquiera las dos caras de la administración del tiempo.
Haz que rinda tu tiempo
La expresión habla por si sola, pues se trata de que a través de la creatividad, la disciplina y una organización estratégica, logres hacer más cosas que antes. Pero si decides tomar el camino de “alargar el tiempo”, las siguientes ideas te pueden ayudar.
- Elimina distracciones
Hay un sin fin de cosas que nos distraen en todo momento, y el principal efecto para tu productividad es que pierdes totalmente la concentración y la secuencia de las tareas que estabas realizando. Desactiva notificaciones, reduce (o de plano elimina) el uso de tus redes sociales, o poner en silencio los grupos de Whatsapp, incluso activa el modo “no molestar” en tu teléfono.
- Cuidado con el correo electrónico
Existe la falsa creencia que una bandeja de correo vacía es un indicador de lo productivo que eres. En realidad no es necesario contestar cada correo que recibes en el momento que cae en tu bandeja de entrada. Establece una hora específica para contestar mails; te sugiero que lo organices para que sea dos veces por la mañana y una vez por la tarde. Y no te preocupes… si es urgente te llamarán por teléfono.
- Automatiza todo lo que puedas
Hay muchas cosas sencillas de la vida cotidiana que te quitan mucho tiempo como el pago de servicios, de créditos bancarios, entre otros. Si ya existen herramientas para automatizar estas acciones ¿por qué no usarlas?. Usa el “cargo automatico” o “domiciliación” para este tipo de actividades.
- En la puerta de tu casa
El tema del ahorro en tiempo ya lo habia mencionado en otro artículo sobre las compras online, y sin duda uno de los más grandes beneficios de las tiendas en línea con entrega a domicilio es el tiempo que el cliente evita en trasladarse a la tienda y el tiempo de la compra. Usa estos servicios para todo lo que puedas.
- Pon TODO en tu agenda
Registra el 100% de tus actividades, por mas simples que parezcan. Despues de un par de semanas te darás cuenta de ciertas cosas que se repiten y podrás identificar huecos que llenar o actividades inútiles y sustituibles. Tambien serás más organizado terminando las reuniones a tiempo, incluso podrás organizar varias reuniones o citas en la misma zona de la ciudad.
Otra manera muy sencilla de ahorrar tiempo es poner en tu calendario la geolocalización (dirección) de tu compromiso, y darle permiso a Waze o google Maps que se sincronice con tu calendario y te avise cuándo salir (incluyendo el tiempo estimado de tráfico).
Elige en qué usar tu tiempo
¿Has escuchado sobre el Principio de Pareto o también conocido como la regla 80/20? Se trata de que el 20% de las acciones generan el 80% del resultado y viceversa. Los nuevos teóricos de la administración del tiempo, hablan sobre la necesidad de indentificar cuáles son esas acciones que generan los resultados, y simplemente dejar de hacer todo lo demas.
Liberarte de todo lo innecesario reducirá brutalmente tu estrés, aumentará exponencialmente tu productividad (porque te enfocas en los temas en los que realmente eres un súper dotado), liberará muchas horas de tu semana para que hagas las cosas que te apasionan (hobbies, tus amigos o temas de salud por ejemplo), y sobre todo incrementará tu calidad de vida, pues tendrás momentos para disfrutarla mucho más.
A continuación te comparto el ABC para decidir cuáles de tus actividades conservas y cuáles desechas para hacer mejor uso del tiempo.
A. Zapatero a tu zapato
Si no eres experto en el tema, simplemente no le inviertas tiempo y subcontrata ese servicio o proceso. Ya se acabaron los tiempos de los “todologos” y debemos ser humildes y reconocer cuando hay alguien más que lo puede hacer mejor que nosotros. Sólo ten cuidado, porque subcontratar no te libera de la responsabilidad de supervisar a tu proveedor, simplemente te ayudará a que le inviertas mucho más tiempo a las actividades rentables.
B. Delega
Hay muchas cosas en tu día a día que aunque forman parte de tus actividades, tu aportación de valor a esa acción o proceso es igual a cero. Es decir, daría igual si lo hace otra persona, una máquina o… tú. Esas actividades las tienes que delegar. Deshacerte del tiempo que le invertes a las actividad de “Valor Cero” para direccionarlo a las actividades en las que realmente generas una diferencia cambiarán drásticamente tus resultados.
C. Entrena a tus colaboradores
¿Te has puesto a pensar cúanto se elevarían tus ganancias o ventas, si hubiera una persona parecida a ti (aunque solo logre hacer la mitad que tú)? Es muy sencillo: Supongamos que tú produces 10 de ingresos, y un colaborador de desempeño promedio cuesta (salario) uno y produce tres (utilidad dos). Mientras que tu “pequeño saltamontes” produce cinco y cuesta dos (utilidad tres). Esta simple acción de entrenar y desarrollar talento hará que los ingresos que producen tus colaborados crezca –en este ejemplo un 50%-.
D. Desecha
Identifica las actividades o procesos para los que tú eres esencial y representas la mayor generación de valor. Esas, teóricamente representan el 20% de tu tiempo y el 80% de tus resultados, si la actividad que estás a punto de realizar cae en el 80% de tu tiempo, pero en el 20% de tu resultado, no la hagas (si la tienes que hacer regresa al punto A, B o C).
Procura tener un correcto balance entre trabajo/wellness, siempre deberá formar parte de cualquiera que sea la ecuación que uses para tomar decisiones inteligentes. Estar bien, siempre debe ser tu prioridad. No olvides compartir o mencionar en este artículo a tu workaholic favorito.
Con información de Entrepreneur.
