Planeación exitosa: Aquí la receta

Cualquier buena receta de cocina, al igual que una buena planeación, requiere cuatro elementos indispensables: Resultados esperados de la receta; los ingredientes; preparación o mezcla de los ingredientes y cocción o tiempo definido. Un punto de partida importante antes de seguir esta receta al pie de la letra es conocer el secreto que nos asegurará  el éxito de lo planeado…

Ninguna receta o programa computarizado y tampoco horno de microondas lo hará por usted y para planear correctamente tendrá que invertir en un día de completo aislamiento, olvidando este día sus medios de comunicación externos como celulares y otros… Si no toma en consideración este primer consejo pondrá en peligro el primer ingrediente que veremos en detalle más adelante y que es «El Foco» pues en cualquier momento lo pueden interrumpir (generalmente sucede) y hacerle perder este foco que necesita 4 veces al año o sea 1 día por cada trimestre a planear…

1. RESULTADOS ESPERADOS DE LA RECETA

Teniendo invitados para la cena es importante decidir si los platillos serán calientes o fríos, dulces o salados, acompañados de vino tinto o blanco… En realidad todo depende del impacto que queremos obtener sobre nuestros invitados. Para una planeación exitosa es imprescindible conocer la Misión y Visión de nuestra empresa y si la tenemos a la mano seguir esos consejos:

-Misión

  • Es el momento para Enfocarse y revisar su Misión…
  • La mejora continua empieza por su plan maestro que es y seguirá siendo su Misión…

§  La misión es la razón de ser de una organización. La misión no es el planteamiento de unas creencias o valores, sino la declaración de una intención de amplio alcance.

-Visión

  • Revisa su Visión y verifica si ya la alcanzaste parcialmente o por completo…
  • Modifica su Visión si ya alcanzó parte de ella…
  • En esta planeación ¿Qué parte de su Visión piensa cumplir?

§  La visión señala el rumbo, la dirección que una organización debe seguir apoyada en un conjunto de ideas que constituyen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere ser en el futuro. Proporciona la guía sobre qué cuestiones fundamentales deben preservarse y hacia qué futuro dirigir el desarrollo del negocio. Es un eslabón que une el presente con el futuro en una empresa.

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2. LOS INGREDIENTES

Si el resultado que queremos obtener es una sopa de cebollas pues no vayan a comprar zanahorias ni tampoco chiles jalapeños ya que el platillo cambiaría de aspecto, sabor y ya no se llamaría Sopa de Cebolla.

Para nuestra planeación no podemos inventar los elementos que la componen ya sea que se trate de la planeación anual o trimestral pues necesitaremos los ingredientes siguientes para obtener los resultados deseados:

a) Foco

Se adquiere revisando la Misión y Visión de la empresa y pensando en el impacto que tendría esta planeación terminando el trimestre o el año según el tipo de planeación.

b) Lo sucedido el año 2010

Se determina haciéndonos las 3 preguntas siguientes:

– Cuáles son las 5 lecciones que he aprendido este año en mi negocio …

– Cuál es el mayor problema u obstáculo que enfrentó este año el negocio… y ¿porqué fue un obstáculo?

– Cual es el mayor logro y/o ganancia obtenido este año en su negocio… y ¿qué fue lo que lo suscitó?

c) Resultado del análisis de la brecha

Es la diferencia del análisis entre lo que tienen en este momento y lo que desean obtener al término de la planeación y como ejemplos podemos citar el nivel de satisfacción de sus clientes, su flujo de efectivo, la productividad de su personal, el tiempo dedicado a su familia, etc…

d) F O D A

Es para mí el ingrediente más importante de todos o sea es la cebolla para su sopa… Tomando en cuenta los parámetros siguientes podrán planear cambios radicales para su trimestre o año 2011

Fortalezas (Internas) son todos los procesos administrativos, organizacionales, financieros o capital humano que están en su control y que hacen bien, muy bien o excelente. Importante para saber en qué apoyarse en caso de necesitarlas. Ejemplo: Manual de Operación actualizado.

Oportunidades (externas) son las oportunidades que existen en el mercado y que tienen que detectar para utilizarlas a su favor pero que no están en su control. Ejemplo: Un huracán si vendo mallas anticiclónicas.

Debilidades (Internas) son sus áreas que deben cuidar y/o mejorar siendo a veces procesos mal planeados o personal mal capacitado y es lo que deberán programar en su planeación para mejorar ya que están en su control o deberían estarlos.

Amenazas (Externas) son las amenazas que no controlan y que pueden afectar su empresa si no las toman en cuenta, como un deslizamiento del dólar o un huracán si tienen un restaurante cerca de la playa.

e) Dashboard

El Dashboard o tablero de control es para un guiso la cantidad de sal u otro ingrediente que tienen que dosificar para obtener el sazón justo a fin de que sus comensales estén alabando el cocinero. Para nuestra planeación son los números específicos que quieren o necesitan alcanzar al final del periodo de planeación dividido por lo menos en pequeñas metas mensuales y que será su guía e indicador para no alejarse de su meta principal.

f) Planeación (Gantt) anterior

Si habían realizado una planeación el trimestre o año anterior tendrán que evaluar -de preferencia en porcentaje- el cumplimiento del mismo ya que parte de su planeación futura será mejorar sus indicadores y resultados no cumplidos para no planear un fracaso y determinar de lo que no se hizo; así, lo vuelve a programar o se cancela definitivamente.

3. PREPARACIÓN O MEZCLA DE LOS INGREDIENTES

Una vez reunidos los ingredientes de nuestra receta debemos definir cómo y con qué empezar o sea que verdura picamos para freír con mantequilla y dentro de qué sartén… Resulta que para planear se necesita un sartén a la medida de nuestra mente para plasmar todos nuestras ideas y les puedo recomendar uno que se llama «Freemind» y se descarga de la red sin costo… Esta herramienta les permite desarrollar su planeación escribiéndola en forma piramidal y sin ninguna restricción de espacio.

Para planear un año completo deberán imaginar y determinar sus metas principales y repartirlas en los 4 trimestres del año… Después deberán cerrar todos los trimestres menos el primero para enfocarse en lo que va suceder durante los próximos 3 meses… Las Metas deberán tener las condiciones siguientes para poder cumplirse:

–          Específicas

–          Medibles

–          Alcanzables

–          Orientadas a Resultados

–          Determinadas en tiempo (calendario de actividades)

Para el correcto desarrollo de la planeación, las metas principales se dividen en varios objetivos que a su vez se dividen en estrategias bien definidas y por último, así como se demenuza el pollo, lo haremos a través de tareas o activides precisas. Terminando su planeación deberán actuar diferente al Zopilote estreñido que planea, planea sin jamás obrar. De esta forma lo convertirán en un Programa de trabajo calendarizado con particiones semanales. Para pasar la información ya plasmada en su Freemind hasta su hoja de Excel tendrán que copiar su planeación trimestral y pegarla en su hoja de cálculo y así no tendrán que volver a copiar todo lo escrito anteriormente.

4. COCCIÓN O TIEMPO DEFINIDO

Lo que falta para nuestro guiso es su tiempo de cocción y asegurarnos que no se quema o derrame la salsa… Tenemos que seguir durante los 3 próximos meses todo lo programado con la intención de cumplir al 100% nuestra planeación y por eso les tengo esos últimos consejos que son oro molido:

–          Complétalo rápidamente ya que el mejor plan que tiene es el que ya está terminado

–          Compártalo con el equipo para que todos sepan qué tienen que hacer para apoyar a la empresa y visión

–          Ordénalo por semana para que sea más fácil cumplir

–          Reporte avances mensuales a su jefe directo o al Consejo de Administración

–          Da el 100% en todo momento

–          *Eric Castellano Guy. Estudios en Psicología Industrial. Coach de Negocios certificado. Consultor certificado en competencia laboral. Conferencista motivacional. Catedrático de la UNAM, UAEM y UTN.  Dueño de Despacho de Consultoría y Experto en Comunicación. Contacto. Tel. 271-0337 www.vclconsultores.com mkt@vclconsultores.com.mx