Las finanzas son el pilar de toda empresa, por grande o pequeña que sea. Sin embargo, llevarlas de manera efectiva puede convertirse en todo un dolor de cabeza. Mantener todo cuadrado a la vez que organizado y, por supuesto, saber a ciencia cierta los beneficios y gastos que nuestra empresa genera, de modo que podamos solventar errores, es crucial si queremos tener todo bajo control. ¿Cómo podemos conseguirlo? Con unas sencillas pautas y métodos que te damos a continuación.
Cómo llevar con éxito las finanzas de tu empresa
Por desgracia, la competencia en todos los sectores es un hecho que nos limita mucho. Ya no es suficiente con tener una idea innovadora y atractiva, sino que se hace necesario mucho más para lograr el éxito de nuestro negocio. Aquí tienes unas claves para llevar las finanzas de tu empresa y tener éxito.
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1. Separar finanzas personales de la pyme
Este es un error muy común que cometen especialmente las nuevas pymes, que pueden comenzar como un pequeño negocio e ir subiendo poco a poco. Sin embargo, no saber diferenciar los gastos reales de la empresa de los personales, puede llevarnos a gastar más de lo que debemos incluyendo estas salidas de dinero en la empresa haciendo que no cuadren y llevando al déficit a la empresa. Incluso cuando se cree que es posible mantener el control, es mejor evitar mezclar. ¿Cómo se puede lograr?
- Incluso si eres el único propietario de la pyme, márcate un salario mensual y siempre que cojas dinero adelantado descuéntalo de ahí. ¡No lo sobrepases!
- Si requieres de fuentes de financiación externa (como puede ser un banco), también es recomendable dejar esa cuenta solo para uso empresarial y que tengas tu cuenta personal para gastos; de esta manera sabrás mejor cuál es la entrada y salida de dinero relacionado con la actividad comercial.
2. Encuentra el equilibrio
El mayor problema que lleva a muchas pymes a la quiebra es que no se encuentra el punto medio entra las entradas y las salidas de dinero. Hay que evitar los gastos superfluos, ya que estos suelen suponer un obstáculo para hacer frente a los gastos totalmente necesarios, bien sea para el correcto funcionamiento de la empresa o para nuestra vida personal. No hay que olvidar que hay gastos que debemos considerar “sagrados”; es decir, no debemos dejar de pagarlos bajo ningún concepto. Nos referimos especialmente a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
Una recomendación que ha sido de gran utilidad a muchas pymes es sacar esos gastos de las primeras cajas del mes y guardarlo en un lugar aparte para que cuando lleguen estas instituciones en tres meses tengas todo lo que te pidan.
3. Asegura el cobro de lo que vendes
Las ventas que se realizan deben ser cobradas. Para ello, hay que estar pendiente a los cheques y pagarés para que no se nos vayan los plazos acordados. Dentro de lo posible, intenta que el pago sea al momento o incluso por adelantado para evitar problemas de liquidez en tu empresa.
4. Olvida la competencia
Una tendencia que muchas pymes tienen es la de rebajar sus precios para igualar a la competencia. Seguramente, antes de que pusieras tus precios, hiciste un cálculo de cuánto te cuesta el producto y cuánto debes incrementar precios para hacer frente al gasto de ponerlo en venta. Pues bien, si tú sabes cómo debe ir marcado cada producto, ¿por qué debe la competencia limitarte?
Piensa que muchos bajan productos que no venden o de los que tienen demasiado stock. Tú también puedes hacerlo cuando lo necesites, pero no por ponerte al nivel de tus competidores. Si quieres saber cómo incrementar las ventas, te lo diremos: ocupa tu tiempo en desarrollar estrategias de marketing que funcionen.
5. Ten un fondo de reservas
Este paso debe ser crucial para cualquier empresa por pequeña que sea. Los imprevistos suceden y tener un dinero guardado para hacerles frente nos permitirá mantener intactas las finanzas de nuestra empresa.
6. Busca financiación a bajo coste
Entre las entidades financieras también hay mucha competencia por lo que son muchas las que están dispuestas a dejar dinero a emprendedores consolidados por menos intereses que sus competidores. Para descubrir quiénes son estas entidades debes hacer una búsqueda exhaustiva y comparar para darle tu confianza al mejor postor.
7. Cuenta con buenas herramientas
Y, como último punto, te recomendamos contar con herramientas online que te sirvan de ayuda para llevar tus finanzas. A estas alturas seguramente ya sabrás la importancia de digitalizar y automatizar tu negocio, pues la presencia en internet y el mantenerlo todo ahí está a la orden del día. Contar con un programa de contabilidad puede hacer tu día a día más fácil y llevadero y llevar las finanzas de tu empresa saneadas y sin errores.
En Internet hay una gran oferta de este tipo de plataformas, muchas de las cuales están orientadas a un solo servicio, mientras que otras, ofrecen diversas funcionalidades muy útiles. Te queremos hablar de algunas de ellas:
Holded
Holded es una herramienta que ya se usa por miles de empresas en todo el mundo. Se trata de un software de gestión que te permite hacer el trabajo de manera más sencilla y fluida pues te demanda menos tiempo y minimiza los errores. ¿Cuáles son algunas de las ventajas que ofrece? Por ejemplo, la de emitir facturas con pocos clics y automatizar todo lo relacionado con la contabilidad de tu negocio.
Además, se integra fácilmente con plataformas muy prácticas y conocidas como Stripe, Prestashop, PayPal o Dropbox, entre otras. Por no hablar de la conexión directa con tus cuentas bancarias para que tengas acceso a ellas y a cualquier movimiento que se realice desde donde estés y desde cualquier dispositivo. Cubre necesidades tan importantes de las pymes como pueden ser:
- Cerrar las ventas. Holded no es solo un software de contabilidad, se trata de un potente CRM capaz de detectar clientes potenciales con el fin de establecer un contacto directo con ellos y aumentar las ventas. En todo momento, desde donde estés y sea cual sea el dispositivo que uses, tendrás acceso directo a tus ventas, tus ganancias y tus gastos.
- Contabilidad. Este sin duda es su punto fuerte y por el que las empresas que lo usan se alegran de haber elegido Holded entre otras plataformas. No hay tarea más pesada en una empresa que la contabilidad, pero con este útil software, tú ya no tendrás problemas.
- Stock. Hacer inventarios, especialmente en empresas grandes es otra de las faenas más tediosas en una empresa. ¿Imaginas tener todos tus productos clasificados de la manera que elijas teniendo acceso rápido y sencillo a ellos, así como los pedidos pendientes de recibir o de hacer? Mantener tus almacenes bajo control es facilísimo con Holded.
Force Manager
Forcemanager es una increíble herramienta que te permite incrementar las ventas de la forma más eficaz posible. Apple, es su principal colaborador, una garantía que lleva arraigada en sus lomos. Se creó en colaboración con Apple, una empresa de renombre que garantiza la efectividad de esta herramienta. Forcemanager no es solo un programa para llevar tus finanzas, es un CRM impresionante capaz de hacer tu día a día más ligero.
Del mismo modo que sucede con Holded, es accesible desde cualquier dispositivo allá donde estés. Destaca su función de video que ofrece una calidad de imagen excepcional y que se deja ver en las reuniones en línea. Dentro de esta función, nos encontramos con tareas que se pueden realizar tales como tomar apuntes o anotar las citas y recordatorios que queramos.
Algo más a destacar de este CRM:
- Permite el seguimiento en tiempo real de toda la actividad de la empresa, como procesos de ventas o proyectos
- Cuenta con un sistema de firma digital, algo que no podemos obviar en los tiempos en los que vivimos.
- Acceso desde cualquier dispositivo pudiendo realizar las operaciones que quieras sin importar si estás antes un pc, un portátil, una tablet o un móvil. El control absoluto de todas las operaciones está garantizado.
- Integración con las apps más conocidas y utilizadas por las empresas como zoom, zendesk y otras.
Y, con estos consejos, no solo tienes lo necesario para mantener sanas las finanzas de tu empresa, sino que, además, cuentas con dos herramientas potentes que te facilitarán mucho esa y otras labores que pueden resultar tediosas en el día a día de una empresa. Por tanto, es el momento de ponerse manos a la obra y comenzar a sanear cuentas para llevar nuestro negocio a la cima.
No olvides que la digitalización del negocio es imprescindible para avanzar y estar al paso de la competencia. Si no sabes por dónde empezar, pide ayuda a profesionales, como agencias de marketing digital, pero, sobre todo, haz lo posible por no quedarte atrás.
Acerca del autor: Este artículo fue escrito por Arianna Lupi, SEO Executive.
Negocios y Emprendimiento.
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