Si planearas realizar un viaje a través del interior del país, seguramente te gustaría realizarlo con ayuda de un mapa de carreteras. Este te mostraría las rutas a seguir, identificaría las escalas y reduciría tus probabilidades de extraviarte. De la misma manera, un buen presupuesto en las empresas, traza una ruta a seguir para una empresa, esbozando los planes de en términos financieros es decir en pesos y centavos.
Al igual que el atlas de carreteras el presupuesto puede ayudar a una compañía a viajar durante todo el año y a mejorar sus resultados.
Y la pregunta que muchos se hacen ¿y esto aplica para nosotros las PYMES, pequeñas y medianas empresas? Claro que si, un presupuesto lo debemos aplicar hasta en nuestras finanzas personales con los gastos cotidianos; por ejemplo si tú te has fijado algunas metas personales en tu vida, como estudiar un diplomado, seminario o maestría con duración de un año, deberás realizar un plan.
Debes considerar que tal vez tendrás que aceptar trabajos extras para solventar tu colegiatura, libros y demás gastos relacionados. Además que incurrirás en ciertos gastos de la vida cotidiana como comida, ropa y vivienda. ¿Cuánto dinero tendrás que ganar y ahorrar para poder cursar ese diplomado, seminario o maestría? Y la respuesta a ello es elaborar un presupuesto como instrumento para guiar tus prioridades de gastos durante el año en que dure. En las empresas el presupuesto se utiliza de manera muy semejante a como se hace en la vida personal. La formulación de presupuesto en las empresas implica:
- Fijar metas específicas (Planeación)
- Ejecutar planes para alcanzar las metas (Dirección)
- Comparar en forma periódica los resultados reales de las metas (Control)
Los presupuestos son valiosos en la medida que sirven de guía, que ayudan a monitorear si lo implantado está bien y si se están logrando los resultados esperados. La planeación es establecer las metas para guiar y enfocar las acciones de la empresa. La dirección es la manera en cómo vamos a alcanzar dichas metas establecidas. Y el presupuesto es una forma de dirigir y coordinar las actividades con el fin de alcanzar dichas metas, es decir traduce las acciones en pesos y centavos indicando cuándo se deben efectuar. Y el control se utiliza como una herramienta para comparar nuestro desempeño real contra las metas planeadas.
Es verdad que existen diversos sistemas de presupuestos ya que estos varían entre las empresas de acuerdo a su estructura y giro de negocio como producción o servicio, pero lo cierto es que existen conceptos básicos en la formulación de los presupuestos que son aplicables a todo tipo de empresas y organizaciones. Un presupuesto maestro es el principal presupuesto de una empresa, es decir, la culminación de todo un proceso de planeación y, comprende todas las áreas de un negocio, como son ventas, producción, administración, recursos humanos, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.
Presupuesto en las empresas
El proceso presupuestal se inicia con una estimación de las ventas, así es, con un compromiso de ¿cuánto es la meta que nos fijamos para vender en este período? Después de la información de ventas, o sea de cuanto se comprometió la empresa a vender según la meta establecida, se canaliza a las distintas unidades del negocio para hacer una estimación de los presupuestos ya sea el caso de gastos de producción, ventas y administrativos.
No hay nada más peligroso que un emprendedor no tenga idea de cuánto puede vender, cuanto tiene que gastar y cuanto puede ganar, y claro todo esto con base en compromisos de alcanzar las metas planteadas y lo más enriquecedor de este proceso es que nos permite mantener la eficiencia y eficacia en las operaciones gracias a su control de manera que la brecha entre ingreso y egreso sea mayor, es decir mayores utilidades. Este presupuesto que comprende todos los gastos está compuesto de otros dos presupuestos, más pequeños que son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.
El presupuesto de operación se compone a su vez de otros presupuestos más pequeños. El primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver entonces cuánto te va a costar todo eso, y para ello se utiliza el presupuesto de mano de obra, de compras de materiales directos y de gastos indirectos de producción. Una vez calculando esos presupuestos se deberá presupuestar los de gastos de venta y administración. Al final, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación, es cuál será tu ganancia.
El presupuesto financiero: en él vas a presupuestar el efectivo con que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, para mover tu capital y hacerlo rentable. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu empresa. Un aspecto muy importante de considerar es el aspecto humano de los presupuestos ya que estos deben ser de ayuda y más que verificar fallas o éxitos, son detectar cuáles fueron las situaciones que ocasionaron las diferencias entre nuestro presupuesto y lo realmente ocurrido.
