¿Qué pasa con nuestras reuniones de trabajo?
Es muy común escuchar en las organizaciones quejas frecuentes acerca del tiempo que nos toma el participar en múltiples juntas de trabajo. Por si fuera poco, muchas veces no se llega a conclusiones y la reunión no genera ninguna capacidad de acción. Se habla mucho pero no se hacen compromisos, no se designan responsables. La vida laboral es a veces eso, ir de una junta de trabajo a otra.El problema sin embargo no es la actividad en sí misma, sino que somos poco efectivos en nuestras reuniones. Si nuestras juntas fueran productivas, tendríamos solamente las necesarias y nos darían la posibilidad de resolver, planear, tomar decisiones, etc. Por todo lo anterior, quiero compartir con ustedes un conjunto de sugerencias para que de ahora en adelante tengan juntas de trabajo altamente efectivas.
Ideas para tener reuniones efectivas
1. Lo primero que debemos hacer es establecer claramente el propósito de la reunión y hacer que todos los que van a participar lo conozcan. Según su propósito, una reunión puede ser:
- Informativa
- Para generar ideas
- Para resolver conflictos
- Para encontrar soluciones
- Para tomar decisiones
El propósito de una junta determina lo que debe hacerse. Si solamente se desea compartir información, es mejor hacerlo por otro medio. Si se va a tomar una decisión, deben estar todos y solamente aquellos que tienen la autoridad y responsabilidad para hacerlo. Sies para resolver problemas, hay que favorecer la participación y la creatividad.
2. Ideas para el desarrollo de una junta
- Establecer un horario para la reunión y cumplirlo (iniciar y terminar puntualmente, a la hora establecida)
- Reglas de operación claras (no celulares, no salidas, no correos, cómo participar)
- Asignar diversos roles entre los asistentes, de manera que puedan ayudar activamente a la realización de la junta. Algunos de estos roles pueden ser:
- Dirección de la reunión: Es quien convoca a la junta y se encarga de establecer su propósito. Da la voz a los participantes y pone límites a la participación, resumiendo o aclarando lo dicho. Debe asegurarse de que se cumpla con la agenda prevista para la reunión. Su responsabilidad más importante será llevar a los participantes a que generen compromisos, los cuales deberán establecer con claridad quién es el responsable, cuál(es) es la acción que se va a realizar, así como la fecha de cumplimiento y otras condiciones de satisfacción relevantes.
- Minuta de acuerdos: Ésta persona tiene un rol importante: debe documentar de modo preciso todo lo que se diga y se acuerde en la reunión. Es la red de ayuda de quien dirige la reunión para que ningún compromiso quede sin responsable y sin fecha de cumplimiento. También puede ocuparse de recibir con anterioridad la información que se presentará en la junta y elaborar una presentación con formato uniforme que ayudará a que la junta fluya correctamente.
- Logística de la reunión: La persona encargada de la logística deberá tener todo listo con anterioridad al inicio de la junta: equipamiento (cañón, computadora, bocinas, televisión, DVD, etc.), condiciones de la sala de juntas (iluminación, aire acondicionado, energía eléctrica), mobiliario (mesas, sillas, pantalla), apoyos didácticos (pizarrón, rotafolio con hojas, plumones, hojas blancas, lápices, etc.), refrigerio (café, galletas, agua, etc.).
- Control del tiempo: Esta persona cuida que el tiempo asignado para la presentación de cada tema se cumpla. Puede auxiliar a quien dirige la reunión para dar la palabra. Apoyaa los expositores cuando señalándolescon anterioridad que les quedan 5 ó 3 minutos para que vayan preparando el cierre de su tema. Cuando el tiempo asignado para cada quien se agota, su responsabilidad es no dejarlo continuar y darle la palabra al siguiente expositor (salvoalguna indicación de quien dirige la reunión).
3. Un factor clave para la efectividad: Prepararse para la reunión
La preparación para una reunión es fundamental para que ésta sea efectiva. No se vale ignorar el propósito de una reunión y los temas que se van a revisar. Cuando se va a discutir una información para tomar decisiones o resolver problemas, cada asistente tiene la responsabilidad de conocer y revisar la información previamente a la junta. Otros aspectos que deben cuidarse son:
- Llevar la información necesaria
- Resolver todo lo que sea posible
- Establecer acuerdos
- Revisar resultados y compromisos
- Evaluar la reunión:
- ¿Se cumplió el propósito de la misma?
- ¿Cómo se cumplieron los roles?; ¿aprendizajes?
Si cumplimos sistemáticamente con todos estos aspectos, les aseguro que desearán ir a la siguiente junta de trabajo, ya que será altamente productiva. ¡Buena suerte con su próxima junta!Pueden enviarme comentarios o preguntas sobre este tema y tendré mucho gusto en darles más sugerencias.
