En algunas empresas encontramos dueños de negocios que viven atareados, estresados y frustrados con las actividades diarias que deben realizar, pero… ¿por qué se da ese fenómeno cuando la mayoría tiene personal que los apoya? ¿Cómo delegar?
Contratan empleados y ellos terminan haciendo las tareas o peor aún dejando de hacerlas porque están saturados de trabajo y no les alcanzan una jornada de 16 o 18 horas. Si eso es tu caso “Dueño de Negocio”, “Director” o “Gerente de Área”, identifica los síntomas que presentamos a continuación así como los que conlleva aprender a delegar.
Pero, ¿qué es delegar?
El objetivo de la delegación es conseguir la máxima eficiencia operativa de una empresa y acrecentar con ello el éxito de la misma. Seguramente habrá dudas como el que no se puede delegar; la respuesta entonces es que nunca podrás delegar:
- La dirección de tu empresa ya que ésta se determina por la Visión de tu negocio que estableciste desde la creación del mismo.
- La toma de decisiones ya que seguirás siendo siempre el responsable de tus resultados.
- El control estratégico de tus metas.
- El monitoreo de tus Indicadores Claves de Desempeño como dueño o director.
- La responsabilidad fiscal y moral de tu empresa.
Síntomas de los que NO delegan
- ü Estoy saturado de actividades
- ü No me puedo enfocar en lo importante
- ü Todo lo que hago es apagar fuegos
- ü Solo yo asumo responsabilidad
- ü Mi equipo no tiene experiencia
- ü El personal no es capaz de tomar decisiones
- ü Trabajo en exceso
- ü No tengo vida social ni personal
- ü Mal humor y estrés la mayoría del tiempo
- ü Pienso que solo yo lo sé hacer bien
Beneficios de delegar con eficacia
- ü Me aporta más tiempo a mí y a mi familia
- ü Pienso en un futuro sin que mi presencia sea necesaria
- ü Me ayuda a concentrarme en lo más importante
- ü Permite que mi equipo desarrolle sus capacidades y su confianza
- ü Facilita que yo actúe como guía y consejero de mi gente
- ü Crea oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo de los otros
- ü Permite documentar claramente el trabajo mal realizado
- ü Asegura unos resultados de éxito
- ü Permite sistematizar mi operación
Diferencia entre Delegar y Abdicar
La mayoría de las veces delegamos tareas o actividades pensando que se realizarán puntualmente así , solo por el hecho que nosotros lo haríamos de un modo ordenado y consciente y ahí es cuando lo que delegamos lo abdicamos ya que si no establecemos un sistema de control y seguimiento de esas actividades seguiremos siendo responsables de sus resultados pase lo que pase y no podremos culpar a nadie por una falta de cumplimiento. Delegar una actividad a otra persona es un principio de confianza que se establece entre ambos individuos y como tal tenemos que asegurarnos que lo delegado esté muy claro y bien comunicado y que el resultado será medido y aprobado evitando así ambigüedades.
8 PASOS PARA DELEGAR EFICAZMENTE…
- Preparar la tarea o actividad a delegar con antelación.
- Definir claramente y explicar cada tarea. Ser muy específico. Pedir a la persona a la que se delega que se repita la información para garantizar que ha entendido perfectamente.
- Determinar y negociar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea.
- Definir los niveles de autoridad que la persona puede emplear en su tarea:
a) Nivel 1: La autoridad para hacer recomendaciones
b) Nivel 2: La autoridad para Informar y Poner en Marcha
c) Nivel 3: La autoridad para Actuar
- Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Programe estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas más esporádicas a medida que la tarea esté bajo control.
- Convocar una sesión de retroalimentación para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido.
- Agradecer a la persona que realizó la o las tareas de preferencia frente a los demás cuando existe un equipo de trabajo.
- Documentar el proceso para futuras referencias.
