¿Cómo y porqué delegar eficazmente?

En algunas empresas encontramos dueños de negocios que viven atareados, estresados y frustrados con las actividades diarias que deben realizar, pero… ¿por qué se da ese fenómeno cuando la mayoría tiene personal que los apoya? Contratan empleados y ellos terminan haciendo las tareas o peor aún dejando de hacerlas porque están saturados de trabajo y no les alcanzan una jornada de 16 o 18 horas. Si eso es tu caso “Dueño de Negocio”, “Director” o “Gerente de Área”,  identifica los síntomas que presentamos a continuación así como los que conlleva aprender a delegar.
Pero, ¿qué es delegar?
El objetivo de la delegación es conseguir la máxima eficiencia operativa de una empresa y acrecentar con ello el éxito de la misma. Seguramente habrá dudas como el que no se puede delegar;  la respuesta entonces es que nunca podrás delegar:

  • La dirección de tu empresa ya que ésta se determina por la Visión de tu negocio que estableciste desde la creación del mismo.
  • La toma de decisiones ya que seguirás siendo siempre el responsable de tus resultados.
  • El control estratégico de tus metas.
  • El monitoreo de tus Indicadores Claves de Desempeño como dueño o director.
  • La responsabilidad fiscal y moral de tu empresa.

Síntomas de los que NO delegan
ü  Estoy saturado de actividades
ü  No me puedo enfocar en lo importante
ü  Todo lo que hago es apagar fuegos
ü  Solo yo asumo responsabilidad
ü  Mi equipo no tiene experiencia
ü  El personal no es capaz de tomar decisiones
ü  Trabajo en exceso
ü  No tengo vida social ni personal
ü  Mal humor y estrés la mayoría del tiempo
ü  Pienso que solo yo lo sé hacer bien
Beneficios de delegar con eficacia
ü  Me aporta más tiempo a mí y a mi familia
ü  Pienso en un futuro sin que mi presencia sea necesaria
ü  Me ayuda a concentrarme en lo más importante
ü  Permite que mi equipo desarrolle sus capacidades y su confianza
ü  Facilita que yo actúe como guía y consejero de mi gente
ü  Crea oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo de los otros
ü  Permite documentar claramente el trabajo mal realizado
ü  Asegura unos resultados de éxito
ü  Permite sistematizar mi operación
Diferencia entre Delegar y Abdicar
La mayoría de las veces delegamos tareas o actividades pensando que se realizarán puntualmente así , solo por el hecho que nosotros lo haríamos de un modo ordenado y consciente y ahí es cuando lo que delegamos lo abdicamos ya que si no establecemos un sistema de control y seguimiento de esas actividades seguiremos siendo responsables de sus resultados pase lo que pase y no podremos culpar a nadie por una falta de cumplimiento. Delegar una actividad a otra persona es un principio de confianza que se establece entre ambos individuos y como tal tenemos que asegurarnos que lo delegado esté muy claro y bien comunicado y que el resultado será medido y aprobado evitando así ambigüedades.
8 PASOS PARA DELEGAR EFICAZMENTE…

  1. Preparar la tarea o actividad a delegar con antelación.
  2. Definir claramente y explicar cada tarea. Ser muy específico. Pedir a la persona a la que se delega que se repita la información para garantizar que ha entendido perfectamente.
  3. Determinar y negociar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea.
  4. Definir los niveles de autoridad que la persona puede emplear en su tarea:

a)      Nivel 1: La autoridad para hacer recomendaciones
b)      Nivel 2: La autoridad para Informar y Poner en Marcha
c)       Nivel 3: La autoridad para Actuar

  1. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Programe estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas más esporádicas a medida que la tarea esté bajo control.
  2. Convocar una sesión de retroalimentación para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido.
  3. Agradecer a la persona que realizó la o las tareas de preferencia frente a los demás cuando existe un equipo de trabajo.
  4. Documentar el proceso para futuras referencias.