Emprendedor, asegurarte de que tus empleados estén alineados con los objetivos de tu negocio será más fácil si realizas un seguimiento de tu progreso con estos 3 informes.
Nota de la editora: El siguiente extracto es del libro Total Alignment de Riaz Khadem y Linda Khadem.
Los tres reportes que todo director debe usar son parte de un sistema de informes que se describió por primera vez en nuestro libro, Administración de una Página. Son ideales para realizar un seguimiento de la alineación en una organización. Echemos un vistazo más de cerca a lo que esos tres reportes pueden hacer por ti y tus equipos.
El Informe de Enfoque
Informe: Depositphotos.com
El Informe de Enfoque muestra el desempeño de un empleado en relación con el estado real de cada uno de los indicadores de proceso que se le asignaron. El “estado” de esos indicadores es el número que muestra el resultado del indicador en el período del informe anterior. Por ejemplo, supón que el indicador en un cuadro de mando es “porcentaje de devoluciones de clientes” y el porcentaje de devoluciones en el mes de abril fue del 3 por ciento.
Luego, el estado de este indicador en su Informe de Enfoque de mayo mostraría que el desempeño del empleado es del 3 por ciento en la columna de estado. Esto te permite saber cómo se está desempeñando tu empleado para que puedas ayudar a alinear sus esfuerzos para mejorar el indicador.
Cuando su estado se evalúe según algunos criterios acordados, podrás determinar si fue “bueno” o “malo”. Nos gusta usar metas para establecer esos criterios. Entonces, para cada factor crítico en un cuadro de mando, establecerás tres niveles de objetivos: mínimo, satisfactorio y sobresaliente. El objetivo mínimo es el nivel por debajo del rendimiento que no sea aceptable. Satisfactorio es el nivel que le haría sentirse bien con su desempeño, y sobresaliente es el nivel de excelencia.
Para algunos factores, como “número de unidades producidas”, más es mejor. Para otros factores, como el “porcentaje de chatarra”, menos es mejor. Esta es la razón por la que debe establecer un “objetivo mínimo o máximo”. De esta forma, puedes identificar el rendimiento aceptable como superior al nivel mínimo o inferior al nivel máximo, según el tipo de factor. Con estos criterios, puedes determinar tres escenarios:
1. Excelente desempeño cuando el estado es mejor que el objetivo pendiente.
2. Buen desempeño o excepción positiva cuando el estado es mejor que la meta satisfactoria.
3. Mal desempeño o excepción negativa cuando el estado es peor que el objetivo mínimo.
Además del “estado” y los “objetivos”, otra información importante es la “tendencia”. La tendencia muestra si el estado de un empleado está mejorando o empeorando. Por ejemplo, su desempeño el mes pasado podría ser peor que el mínimo, pero la tendencia en los últimos cinco períodos podría ser buena. Por el contrario, su desempeño el mes pasado podría ser mejor que satisfactorio, pero la tendencia podría ser mala. Esta es información útil.
Completar los informes de enfoque para sus empleados es un ejercicio gratificante. Le permite reflexionar más profundamente sobre los factores de éxito que les ha asignado, la fórmula que los define, los datos que entran en su cálculo y la acción positiva que requerirán.
El Informe de Comentarios
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El segundo informe se llama Informe de Comentarios. Este reporte es un resumen de las “buenas noticias” y las “malas noticias” según el estado de los indicadores de su empleado. Ilustra los factores que han caído por debajo del rango inaceptable en el estado y los que están por encima del nivel satisfactorio. Aquellos que se encuentran entre los dos se consideran en el rango aceptable.
Este informe también ilustra el número de períodos de tiempo seguidos en los que el factor ha sido mejor que el objetivo satisfactorio o peor que el objetivo Mín / Máx. De un vistazo, puedes ver los comentarios sobre tu desempeño. Intenta construir informes de comentarios para cada uno de sus empleados. Mira cada factor en su Informe de Enfoque y compara su estado con los objetivos que estableció para ellos. Tenga en cuenta si es mejor que el objetivo satisfactorio o peor que el objetivo mínimo / máximo. También debe tener en cuenta cuántas veces seguidas este factor ha funcionado mejor que el objetivo satisfactorio o peor que el objetivo mínimo / máximo.
El Informe de Gestión
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Como gerente, necesitará conocer la realidad de lo que está sucediendo en su pirámide de responsabilidad, de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo. Para ello, puedes estudiar los informes de enfoque individuales de aquellos que le informan directa e indirectamente, aunque esto podría llevar mucho tiempo y ser ineficaz. Para brindarle información sobre el desempeño de una manera más útil, hay un tercer informe, el Informe de gestión, que le brinda una descripción general rápida de los aspectos más destacados de los Informes de retroalimentación de todas las personas en su pirámide de responsabilidad, las personas que le informan directa e indirectamente.
Este enfoque es “gestión por excepción”. ¿Qué significa eso? Las personas que se desempeñan dentro del rango aceptable no aparecerán en este informe; están haciendo un trabajo satisfactorio y, en este momento, usted tiene poca necesidad de abordar su desempeño individual. Pero los artistas estrella, así como los que están teniendo desafíos aparecerán.
Está buscando las excepciones en ambos extremos del espectro de rendimiento en este informe. Obviamente, informar sobre todas las excepciones en el Informe de gestión saturaría este informe y disminuiría su eficacia. Por lo tanto, un esquema de escalamiento está integrado en el sistema de informes para determinar qué excepciones se informan hacia arriba.
Según una regla de escalamiento personalizable, las excepciones positivas y negativas aumentan cuando son recurrentes. La regla que recomendamos es dos o más excepciones consecutivas peores que el nivel Mín / Máx o por encima del nivel satisfactorio para comenzar a subir al siguiente nivel. Más allá de eso, la velocidad de la escalada depende de la importancia del factor. Algunos pueden subir rápidamente al siguiente nivel después de tres excepciones consecutivas y otros más lentamente.
El fundamento de la regla de escalamiento es que, por ejemplo, un supervisor que tiene un problema con las devoluciones puede tener poco tiempo para resolverlo. Si no es así, se escalará la notificación del problema. El jefe tiene un período de tiempo predeterminado para ayudarle a solucionarlo. Si el problema continúa, se alerta al siguiente nivel y así sucesivamente.
Si se trata de un problema grave y nadie parece tener la respuesta, entonces la persona más importante de la organización se entera. Lo más probable es que sea un problema sistémico que está fuera del control del supervisor que recibe la culpa. Cuando el problema aparece en su Informe de gestión, sabe que todos han intentado solucionarlo. Ahora tienes la oportunidad de intervenir y resolver el problema.
También recibirás buenas noticias: con el Informe de gestión, el rendimiento es transparente. El desempeño sobresaliente se informa hacia arriba y se reconoce a la persona adecuada.
Entrepreneur.
