Desde el momento en que se emite una factura electrónica a crédito, se inicia también una actividad en el departamento de Cuentas por Cobrar, que tiene como finalidad la recuperación en forma puntual y oportuna del crédito otorgado a cada cliente al pagar a tiempo cada uno de sus vencimientos. En la siguiente lista se presentan consejos para realizar un plan de cobranza de manera eficaz manteniendo una buena imagen para la empresa.
- Se realizará una llamada telefónica al cliente después de 3 días de la expedición de la factura a crédito, esta llamada será con la única finalidad de comprobar la satisfacción del cliente por su compra realizada, se sugiere que dicha llamada sea realizada por el área de Mercadotecnia o Tele-marketing en completa coordinación con el área de Cuentas por Cobrar. Nota: Se insiste que estas llamadas solo se harán a clientes por venta a crédito.
- Después de 5 días de vencimiento de la (s) factura (s) el área de Cuentas por Cobrar enviará un correo electrónico al cliente anexando un estado de cuenta actualizado donde se detallen las facturas vencidas, tanto en el asunto como en el cuerpo del correo se le hará un cordial recordatorio de que ha vencido el plazo para un pago determinado, se le solicitará responder el correo con fecha (s) compromiso de pago. Deberá de llevarse un control de los correos enviados mediante bitácora electrónica (Excel) donde se plasmarán y confirmarán la (s) fecha (s) compromiso proporcionadas por el cliente en caso de No Contestación también se dejará evidencia. En todo caso se mantendrá un tono cordial y nunca amenazante.
- Después de 15 días de vencimiento de la(s) factura(s) se enviará un segundo correo electrónico con un gentil recordatorio para los clientes que no reaccionaron con el primer correo y compruebe (n) que existe (n) pago (s) pendiente (s). En este mail se deberá (n) de adjuntar copia (s) de la (s) factura (s) electrónica (s) (PDF) vencida (s) y se le solicitará una respuesta del porqué de su tardanza en el pago de su deuda, el tono seguirá siendo amable y cortés. Se agregará la leyenda “hacer caso omiso si ya realizó pago total del crédito” y se deberá de preguntar el motivo del atraso. El objetivo de este segundo correo es provocar una reacción para averiguar la demora del pago. Se documentará invariablemente en bitácora.
- 20 días después de agotados los tres puntos anteriores con los avisos de vencimiento el área de Cuentas por Cobrar deberá de realizar una segunda llamada telefónica direccionada a obtener respuesta a la pregunta de cuál es el motivo para el incumplimiento del pago debiendo ser siempre cortés, sin embargo se deberá obtener un compromiso verbal de pago. La llamada se documentará en bitácora.
- Pasados 30 días, las obligaciones del cliente permanecen sin pagar. Se deberá de realizar una segunda llamada de cobro. Se mantendrá el tono de cordialidad pero con determinación se solicitará el pago inmediato de la deuda, si el cliente no puede pagar de inmediato se deberá lograr que se comprometa con otra fecha de pago. Bitácora.
- 45 días después de cumplirse el mes de vencimiento ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad al cliente mediante cartas dirigidas con nombres y apellidos exigiendo el pago inmediato de la deuda y se deberán de plantear las consecuencias inmediatas en caso de nuevo incumplimiento como suspensión temporal del crédito hasta que liquide o próximo pedido negado. Estas cartas deberán de acusarse de recibido mediante sello y firma del cliente. Control de cartas en bitácora.
- 60 días después de vencidas la (s) obligación (es) del cliente se realizará una tercera llamada manteniendo la cordialidad y la calma pero enfatizando la gravedad de la situación se deberá de explicar al cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales. Solicitar nueva fecha compromiso de pago. Control de llamadas en bitácora.
- 70 días después de vencidas la (s) obligación (es) se deberá de enviar una última carta de cobro, el tono de esta carta debe de ser severo y categórico y puntualizar que si no se realiza el pago en la fecha antes acordada inminentemente la deuda se traspasará a una entidad externa jurídica. Control en bitácora.
- Después de los procedimiento de cobro anteriores las cuentas que permanezcan con 90 días o más de vencidas se deberán de traspasar a un abogado especialista en gestión de cobranza donde las acciones inmediatas serán la cobranza extra judicial para luego si es el caso pasar a la cobranza judicial. Aquí se deberá de tomar en cuenta los costos y gastos que generarán esta etapa del plan de cobranza a fin de poder determinar el universo de cartera vencida para el jurídico externo.
- Los clientes que no responden satisfactoriamente a la presión de las gestiones antes detalladas pueden ser clasificados en dos grupos:
PRIMER GRUPO.- Se hallan incluidos aquellos deudores que están dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y prórrogas incluida una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.
SEGUNDO GRUPO.- Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten a hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o extrajudicial.
Debemos siempre considerar y tomar en cuenta que en muchas Instituciones financieras y comerciales de mucho prestigio, sin ningún tipo de preparación, sientan a una persona al frente del teléfono y de una computadora a cobrar cuentas sin siquiera conocer la empresa para la que trabajan. Eso no es más que disparar a ráfaga abierta contra la relación comercial de un cliente que en principio puede parecer moroso pero las causas son atribuibles esencialmente a los problemas internos de una organización desorganizada y no preparada para competir en un mercado globalizado y cambiante.
Por lo tanto debemos de evaluar si caemos en lo anterior, de ser así, ser lo suficientemente humildes para reconocerlo y tomar las medidas correctivas para el bien de la empresa.Solo a manera de reflexión: ¿Quién hace un negocio para no recibir su dinero de vuelta y una utilidad? Independientemente de los procedimientos antes descritos a fin de optimizar la cobranza y el flujo, las actividades de: Revisión de facturas, Cobranza de rutina diaria en función de los días de pago de cada cliente; no cambian.
De ahí algunos Tip’s para mejorar tu plan de cobranza y controlar el flujo:
– Medir y comprobar todo.
– Realizar presupuesto mensual y anual.
– Ver si es problema puntual o problema del modelo de negocio.
Mejoras en el Cobro:
– Revisar sistemas de cobro:
- Cobro por anticipado/contado con descuento.
- Factoringà Acudir a agencias/compañías de cobro à Crédito y caución.
- Emitir pagarés y descontarlos.
- Reducir periodo de cobro.
– No tener miedo a cobrar.
– Brainstorming con el equipo. Concurso de ideas con el equipo.
Mejoras en los Pagos:
– Revisar sistemas de pago:
- Ampliar periodo de pago.
- Pagar más tarde.
- Pagar a proveedores una vez al mes.
- Revisar facturas en detalle. Rechazar incorrectas.
– Reunión con todos los proveedores.
– Convertir a los proveedores en aliados.
Reducción de Gastos:
– Analizar por donde se van los gastos. Analizar cada uno de manera individual y fijar planes con seguimientos semanales.
– Vender o dar a terceros todo lo que no sea crítico para el negocio:
- Con precio igual o menor al actual.
- Con calidad mayor o igual a la actual.
– Analizar existencias.
- Vender el stock obsoleto con campañas específicas.
Ideas para evitar tener problemas con el cobro a clientes
– Cobrar por adelantado.
– No aceptar 2 meses sin pagar.
– Utilizar argumento de qué es norma de la Compañía.
– Utilizar argumento de que él debe hacer lo mismo con sus clientes.
– Cuidado con empresas de alto crecimiento en poco tiempo.
– Preguntar por 5 clientes y 5 proveedores.
– Preguntar – ¿Cómo vas a hacer para pagarme? Permite que te cuente su crédito.
– Cobrar varios meses por adelantado con descuento. Incluyendo garantías de ser necesario.
Plan de Cobranza y Mejora del flujo
