TIEMPO. Imaginen que cada mañana, un banco deposita en su cuenta 86,400 dólares… Simplemente existen dos reglas a respetar: Primera regla: todo lo que no se gastó durante el día le será quitado en la noche. No puede hacer trampas, no puede girar el dinero en otra cuenta, nada más tiene que gastarlo para seguir recibiendo al otro día en la mañana otro depósito de 86,400 dólares a gastar durante el día.
Segunda regla: el banco puede interrumpir este juego en cualquier momento sin previo aviso; en cualquier instante le puede decir que ya se terminó el juego y que mañana no habrá otro depósito. ¿Qué haría? ¿Gastar cada dólar para darse placer, ofrecer regalos a todos sus amigos y la gente que ama? ¿Utilizar cada dólar para hacerlo feliz y también hacer feliz a quienes le rodean? ¿Gastar muchos dólares en obras sociales?
Todos tenemos este banco mágico. ¡¡¡Se llama TIEMPO!!! Cada mañana al despertarnos tenemos un crédito de 86,400 segundos de vida para todo el día, y cuando nos acostamos en la noche pues podemos hacer la contabilidad de lo sucedido porqué lo que no se ha vivido durante el día se perdió y lo llamamos pasado.
Cada mañana esta magia se repite. Jugamos con esta regla incondicional: el banco puede cerrar nuestra cuenta en cualquier momento sin previo aviso; en todo momento la vida puede interrumpirse. ¿Entonces qué hacemos de nuestros 86,400 segundos que tenemos a diario?
La realidad es que nuestro calendario y lista de pendientes están llenos de eventos personales, familiares y laborales, y como el día solo tiene 24 horas, (aunque muchos quisiéramos más), nuestro tiempo se vuelve extremadamente valioso. Sin embargo a veces nos resulta difícil darle el valor que merece.
El tiempo no espera a nadie… Disfruta de cada momento que se te otorga utilizando tu cuenta bancaria al máximo. El tiempo es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar, no tiene sustitutos y tampoco puede dejar de consumirse y por lo tanto no se controla.
Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente y a eso lo llamamos “Administración del Tiempo”.
No podemos controlar el tiempo pero sí podemos administrar los eventos futuros planteándose objetivos claros y sencillos, retadores pero alcanzables para nuestra vida… En los negocios el tiempo es su activo más valioso… Cómo invierta su tiempo es una de las claves del éxito en los negocios…
Stephen Covey nos da un ejemplo sobre los niveles de prioridad con los cuales actuamos en cada instante de nuestra vida personal y profesional con su cuadrante de actividades.
La administración del tiempo está centrada en cómo utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. Debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a cumplir dichos objetivos.
Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzarlos, podremos utilizar la matriz, trabajando en prioridad en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente.
El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:
ü Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
ü Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo.
ü Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, porque tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
ü Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
ü Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
ü Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
ü Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de término.
ü Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
ü Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar – ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
ü Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo y es necesario filtrar los correos siendo radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
ü Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
ü Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.
